Vali kompetentne kogenud ekspert vastavalt oma ettevõtte kitsaskohale ja sea fookus täpselt paika. Ekspert ei saa lahendada kõiki ettevõtte probleeme. Näiteks juhtimisvaldkonna ekspert saab aidata juhtimisalase nõustamise, ettevõtte ekspordistrateegia kavandamise, äriarenduse ning muudatuste juhtimisega ettevõttes. Turu- või sektoripõhine ekspert on asendamatu müügi ja turunduse korraldamisel, partnerite ja tarnijate leidmisel, tootearenduse ja tootmise või logistikaga seotud probleemide lahendamisel. Ning analüütiku rolliks on turu-uuringute tegemine ja analüüs.

Ekspert peab täitma vähemalt EASi poolt esitatud miinimumnõuded:

• Miinimumnõuded tootearenduse eksperdile: Vähemalt 36 kuud töökogemust sihtturul (vastavalt ettevõtte valitud sihtturule) tootearenduse valdkonnas tootearenduse eksperdi, inseneri, arhitekti, disaineri, disainijuhi või muu toote arendusega otseselt seotud rollis, viimase 60 kuu jooksul tagasiulatuvalt alates ettevõtte teenusesse kinnitamisest EASi poolt.
• Miinimumnõuded ekspordivaldkonna eksperdile: Vähemalt 36 kuud töökogemust sihtturul (vastavalt ettevõtte valitud sihtturule) ekspordi arendamisega seotud ametikohal (nt ekspordijuht, müügijuht vms), viimase 60 kuu jooksul tagasiulatuvalt alates ettevõtte teenusesse kinnitamisest EASi poolt.
• Täpsemad kriteeriumid eksperdile seab ettevõte, kes teeb kandidaatide vahel lõpliku valideerimise ja kinnitab enda jaoks sobivaima eksperdi.
• Eksperdiks võib olla teadmiste ja oskustega spetsialist või ärikonsultant. Soovitatavalt tunneb ekspert ettevõtte spetsiifilist tegevusvaldkonda.
• Ekspert ei tohi teenuse kasutamise ajal olla osaleva ettevõttega lepingulises suhtes ega töötada ettevõtte konsortsiumis.
• Kui ettevõte siseneb teenusesse oma eksperdiga, peab ettevõte olema eksperdiga juba varasemalt ühenduses olnud ning probleemi olemust kirjeldanud ning ettevõttel peab olema kirjalik eksperdi nõusolek teenuses osalemiseks.
• Üks ekspert (isik) võib teenuses olla maksimaalselt 10 ettevõtte ekspert alates teenuse taasavamisest 2. mail 2023.
• Eksperdi ülesandeks on hinnata ettevõtte poolt antud sisendit, leppida kokku tööde maht ja hind ning nõustada ettevõtet kokkulepitud tööde raames kokkulepitud mahus ja viisil.
• Juhul, kui sama eksperti kaasanud ettevõtete keskmine tagasiside hinnang eksperdile ja/või eksperdi tehtud tööle on 10 palli skaalal 8 palli või alla selle (kui 10 tähendab „väga hea“), siis on EASil õigus eksperdiga koostöö lõpetada.
• Eksperdile tehakse väljamaksed 3 korda aastas:
• I etapi makse: 3 kuu möödumisel alates ettevõtte teenusesse kinnitamisest EASi poolt;
• II etapi makse: 5 kuu möödumisel alates ettevõtte teenusesse kinnitamisest EASi poolt;
• III etapi makse: projekti lõpus, kui kõik tööd on teostatud.
• Väljamaksete aluseks on vaheraportite esitamine eksperdi poolt ja tehtud tööde vastu võtmine ettevõtte poolt.

Kas eelistada suures konsultatsioonibüroos töötavaid eksperte või vabakutselist eksperti? Mõlemal on oma eelised, aga ka riskid. Suurtel konsultatsioonibüroodel on rohkem ressursse, mis sageli tähendab laiemat teadmiste ja kogemuste baasi. Samas käib tihtipeale ettevõttel suhtlus ainult ühe eksperdiga ja projekti edukus sõltub just tema teadmistest ja oskustest. 

Vabakutselised eksperdid on sageli rohkem pühendunud oma klientidele ja projektidele. Nad saavad pakkuda suuremat paindlikkust ja paremat hinda kui suuremad konsultatsioonibürood. Riskiks on see, et vabakutseliste ekspertide teadmiste baas on tavaliselt kitsam, kuid mõnikord võib nende pakutav olla just see, mida ettevõte vajab.

Lisaks suurtele konsultatsioonibüroodele ja vabakutselistele ekspertidele on olemas ka erinevad erialaliidud, ettevõtlusorganisatsioonid (näiteks EAS, kaubanduskojad) ja -võrgustikud, kust võib abi saada alates koostöövõimalustest kuni nõustamis- ja vahendusteenusteni. Abiks on ka konsultatsiooniettevõtete veebilehed, LinkedIn, erinevad ümarlauad ja teiste ettevõtete soovitused.

Enne sobiva eksperdi välja valimist on soovitatav eksperdiga kohtuda, kas silmast-silma või videokõnena. Kohtumisel saab eesmärkide ja protsessi üksikasjade kohta tagasisidet, et vajadusel veel oma plaane muuta. Lisaks saab esmamulje eksperdist kui inimesest, tema sobivusest ja võimekusest. Tähtis on eksperti valides arvestada tema isikuomadustega. Pikaajaliste või strateegiliste projektide puhul on eriti oluline, et ekspert mõtleks ettevõttega samas suunas ning et eesmärgist oleks ühine arusaam. Pehmemaid omadusi, nagu üldmulje ja isiklik sobivus, on keeruline võrrelda, ent need mängivad projekti õnnestumisel tihtipeale olulist rolli. Kui kohtumisel selgub, et ekspert ei vasta ootustele, tasub pigem asuda uue eksperdi otsingule.

Parima tulemuse ja optimaalseima hinna saavutamiseks tasub kindlasti võtta mitu pakkumist erinevatelt teenuseosutajatelt. Lisaks majanduslikule säästule annab see ka hea ülevaate turul tegutsevatest konsultantidest. Pakkumiste võrdlemisel peaks arvestama tegevuskava realistlikkust, hinnakujundust ja lepingutingimusi.

Lisaks objektiivselt hinnatavatele kriteeriumitele tasub lõppotsust langetades arvestada ka subjektiivseid, ehk pehmemaid omadusi – näiteks konsultandi üldmulje ja isiklik sobivus.

Kui ekspert on pakkumise teinud ning see on ettevõttele sobiv, tuleks osapoolte vahel sõlmida kirjalik leping. Selleks võib olla ka e-kirja teel saadetud pakkumine, mille ettevõte kinnitab ning kus on fikseeritud projekti eesmärk, tegevusplaan, ajakava, saavutatavad tulemused, tööde maht, hind ning muud tingimused vajadusest tulenevalt. Kui leping sõlmitud, asub ekspert projektiga tööle.

Projekti sujuvaks kulgemiseks ja eesmärkide saavutamiseks peaks järgima ka ettevõtte sees mõningaid üldiseid põhimõtteid, näiteks sisekommunikatsioon eksperdi kaasamisest, et tagada meeskonna informeeritus ning rahulolu. Oluline on määratleda täpne ajakava ning mõõdetavad tulemused, kokku leppida regulaarse infovahetuse ja aruandluse detailid ning lõpetuseks ka projekti kokkuvõtte tegemise üksikasjad.