Kas tead? Kuidas kaasata oma meeskonda väliseksperti?
Iga ettevõtja teab, et välisturul tegutsemine nõuab sellele turule pühendunud töötajaid ja rahalist investeeringut. Keerulisel ajal pakub EAS võimalust kaasata oma ettevõttesse rahvusvaheline ekspert.
Ekspert aitab leida potentsiaalseid kliente, käivitada müüki, teha turunõetele vastavat tootearendust või ümberkorraldusi ettevõttes. Kui tiimi valmisolek on olemas, siis aitavad eksperdi teadmised, kogemused ja kontaktid muutuste protsessi kiirendada ja kergemini läbi viia.
Eksperdi kaasamine on oluline otsus ja tuleks oma eesmärkide valguses hoolikalt läbi mõelda. Siinkohal toome esile 8 olulist etappi, millele eksperdi valimisel tähelepanu pöörata.
1. Probleemi kirjeldamine, eesmärgi täpsustamine ja ülesande püstitamine
Mida detailsem ja selgem on ülesanne, seda parem on tulemus. Probleemi selgitamisel tuleks võimalikult täpselt kirjeldada, mis etapis ettevõte on, missugused on takistused ning kuhu tahetakse jõuda.
2. Eksperdi roll
Valige kompetentne kogenud ekspert vastavalt oma ettevõtte kitsaskohale ja seadke fookus täpselt paika. Ekspert ei saa lahendada kõiki ettevõtte probleeme. Näiteks juhtimisvaldkonna ekspert saab aidata juhtimisalase nõustamise, ettevõtte ekspordistrateegia kavandamise, äriarenduse ning muudatuste juhtimisega ettevõttes. Turu- või sektoripõhine ekspert on asendamatu müügi ja turunduse korraldamisel, partnerite ja tarnijate leidmisel, tootearenduse ja tootmise või logistikaga seotud probleemide lahendamisel. Ning analüütiku rolliks on turu-uuringute tegemine ja analüüs.
3. Millist eksperti eelistada?
Kas eelistada suures konsultatsioonibüroos töötavaid eksperte või vabakutselist eksperti? Mõlemal on oma eelised, aga ka riskid. Suurtel konsultatsioonibüroodel on rohkem ressursse, mis sageli tähendab laiemat teadmiste ja kogemuste baasi. Samas käib tihtipeale ettevõttel suhtlus ainult ühe eksperdiga ja projekti edukus sõltub just tema teadmistest ja oskustest. Vabakutselised eksperdid on sageli rohkem pühendunud oma klientidele ja projektidele. Nad saavad pakkuda suuremat paindlikkust ja paremat hinda kui suuremad konsultatsioonibürood. Riskiks on see, et vabakutseliste ekspertide teadmiste baas on tavaliselt kitsam, kuid mõnikord võib nende pakutav olla just see, mida ettevõte vajab.
Lisaks suurtele konsultatsioonibüroodele ja vabakutselistele ekspertidele on olemas ka erinevad erialaliidud, ettevõtlusorganisatsioonid (näiteks EAS, kaubanduskojad) ja -võrgustikud, kust võib abi saada alates koostöövõimalustest kuni nõustamis- ja vahendusteenusteni. Abiks on ka konsultatsiooniettevõtete veebilehed, LinkedIn, erinevad ümarlauad ja teiste ettevõtete soovitused.
4. Kohtumine eksperdiga
Enne sobiva eksperdi välja valimist on soovitatav eksperdiga kohtuda, kas silmast-silma või videokõnena. Kohtumisel saab eesmärkide ja protsessi üksikasjade kohta tagasisidet, et vajadusel veel oma plaane muuta. Lisaks saab esmamulje eksperdist kui inimesest, tema sobivusest ja võimekusest. Tähtis on eksperti valides arvestada tema isikuomadustega. Pikaajaliste või strateegiliste projektide puhul on eriti oluline, et ekspert mõtleks ettevõttega samas suunas ning et eesmärgist oleks ühine arusaam. Pehmemaid omadusi, nagu üldmulje ja isiklik sobivus, on keeruline võrrelda, ent need mängivad projekti õnnestumisel tihtipeale olulist rolli. Kui kohtumisel selgub, et ekspert ei vasta ootustele, tasub pigem asuda uue eksperdi otsingule.
5. Pakkumiste võrdlemine
Parima tulemuse ja optimaalseima hinna saavutamiseks tasub kindlasti võtta mitu pakkumist erinevatelt teenuseosutajatelt. Lisaks majanduslikule säästule annab see ka hea ülevaate turul tegutsevatest konsultantidest. Pakkumiste võrdlemisel peaks arvestama tegevuskava realistlikkust, hinnakujundust ja lepingutingimusi.
6. Eksperdi lõplik valik
Lõpliku otsuse langetamise hõlbustamiseks leidub EASi kodulehel näidistabel, mis aitab paremini hinnata erinevate pakkumiste tugevusi ja nõrkusi. Lisaks objektiivselt hinnatavatele kriteeriumitele tasub lõppotsust langetades arvestada ka subjektiivseid, ehk pehmemaid omadusi – näitks konsultandi üldmulje ja isiklik sobivus.
7. Lepingu sõlmimine
Kui ekspert on pakkumise teinud ning see on ettevõttele sobiv, tuleks osapoolte vahel sõlmida kirjalik leping. Selleks võib olla ka e-kirja teel saadetud pakkumine, mille ettevõte kinnitab ning kus on fikseeritud projekti eesmärk, tegevusplaan, ajakava, saavutatavad tulemused, tööde maht, hind ning muud tingimused vajadusest tulenevalt. Kui leping sõlmitud, asub ekspert projektiga tööle.
8. Projekti juhtimine, aruandlus ja lõpetamine
Projekti sujuvaks kulgemiseks ja eesmärkide saavutamiseks peaks järgima ka ettevõtte sees mõningaid üldiseid põhimõtteid, näiteks sisekommunikatsioon eksperdi kaasamisest, et tagada meeskonna informeeritus ning rahulolu. Oluline on määratleda täpne ajakava ning mõõdetavad tulemused, kokku leppida regulaarse infovahetuse ja aruandluse detailid ning lõpetuseks ka projekti kokkuvõtte tegemise üksikasjad.